Nous en parlons très régulièrement sur C.A.L.Y.O., notre vie virtuelle a des impacts bien tangibles sur la planète.

Envoyer ou revoir 20 mails de 1 Mo par jour = 1 000 km parcourus en voiture.

Et côté vie professionnelle, le courrier électronique d’une entreprise de 100 personnes génère chaque année 13,6 tonnes d’équivalent CO2 soit 14 allers-retours Paris et New York.

Il y a donc urgence pour la planète à réduire ce volume de mails.

Ce sont mes deux  boites mail personnelles qui sont le plus encombrées. Plus de 6 000 mails début 2017 ! Après un premier ménage manuel des newsletters en tout genre, j’ai atteint le plafond de 4 000 mails mi 2017. Du mieux mais cette méthode restait encore très chronophage et pas très efficace pour une suppression massive. Car après plusieurs mois, je stagnais toujours voire la quantité augmentait : près de 5 000 mails début 2018 !

Fidèle à notre calendrier de l’après – défi n°9, j’ai décidé de me lancer activement dans le nettoyage de mes boites mails en testant plusieurs outils en ligne.

Essai 1 Cleanfox

C’est un des outils en vogue. Recommandé autour de moi donc je me lance. Je télécharge l’application sur mon téléphone. Et là, première difficulté. Avec des boites mail Yahoo! comme les miennes, il faut activer une authentification en plusieurs étapes. Pas si compliqué et plutôt sécurisant. Sauf que l’interface de Yahoo! ne permet pas de le faire sur mobile, uniquement sur PC. Bref, il m’a fallu près d’une heure pour connecter Cleanfox à ma 1ère boite Yahoo!

Et là, 2ème souci : l’appli a beaucoup planté, sans doute à cause de la taille de la boite (+ de 4 000 mails). Pas de problème, je relance l’essai avec la 2ème boite mail Yahoo! plus légère (1000 mails…). Encore près d’une heure de bataille à s’authentifier et se connecter et enfin, Cleanfox me propose de trier !

 

J’ai trouvé l’interface de l’application comme du site ergonomique et ludique. Les mails remontent triés par expéditeur et Cleanfox y ajoute des données utiles dans le tri :

  • Nombre d’expéditeurs différents : 162, pas mal…
  • Pour chaque expéditeur : nombre de mails reçus, nombre de mails ouverts pour chaque expéditeur. Ce qui donne une bonne indication de l’utilité des mails reçus et la pertinence de leur suppression.

Cleanfox indique également des données intéressantes sur l’impact écologique des mails et aussi, les économies réalisées à chaque suppression.

En quelques clics, je supprime presque 300 mails ! Et en prime, je peux également décider de me désabonner à l’expéditeur, du temps gagné pour la prochaine fois. Avec tous ces aléas de démarrage, je mets le nettoyage en pause et décide de continuer plus tard.

Malheureusement, ce sera finalement mon seul essai de Cleanfox car les jours suivants, je tombe systématiquement sur un message d’erreur… Version appli ou version PC, c’est la même chose. Dommage !

Essai n°2 Mailstrom

Contente du résultat obtenu avec Cleanfox malgré tous ces aléas, je persiste en testant un autre outil : MailStrom.

Mon objectif : nettoyer ma plus grosse boite mail historique qui compte plus de 4 800 mails !!

J’accède à Mailstrom via mon PC. Il suffit de remplir l’adresse mail et le mot de passe.

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Après quelques secondes de chargement, Mailstrom propose une interface avec plusieurs type de tri. Moins ludique, moins de couleurs, c’est purement utilitaire. Là encore, un tri par expéditeur mais grand avantage par rapport à Cleanfox, je vois en même temps tous les mails du même expéditeur et je peux personnaliser la sélection.  Comme je veux conserver les mails de confirmation de commande ou les factures mais supprimer les mails promotionnelles du même vendeur, cette fonctionnalité est parfaite.

En deux séances de tri d’une heure, j’ai réduit mes mails de 4 816 à 3 100 ! Et quelques jours après, après deux nouvelles séances de tri d’une heure en passant soit par mailstrom soit en utilisant un tri manuel grâce aux données mailstrom, je tombe à 1 330 mails. Vraiment efficace ! La preuve en photo :

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Spectaculaire nettoyage : de 4 816 à 2 723 mails !!

Mailstrom fonctionne avec un essai gratuit de 1 250 mails à supprimer. Une fois le quota dépassé, il faut s’abonner. Personnellement, j’ai décidé de me servir majoritairement de Mailstrom pour identifier rapidement les mails à supprimer puis de le faire manuellement. Ce qui est bien sûr beaucoup plus long.

Les points négatifs de l’outil :

  • En anglais donc malheureusement pas à la portée de tous
  • Il a parfois du mal à regrouper les expéditeurs
  • Je reçois régulièrement des mails d’incitation à l’abonnement, pas beaucoup mais quand même.

 

Le bilan

Vous l’avez compris, l’outil le mieux adapté à mes boites mails a été Mailstrom. Mais je connais des personnes complètement satisfaites de Cleanfox. J’imagine que tout dépend du format de la boite mail, du type de tri à effectuer et des préférences personnelles.

Je vais bien sûr continuer le tri. Il reste encore 2 000 mails cumulés sur les deux boites mails. Je ne me suis pas fixée d’objectifs précis mais quelques centaines serait largement plus raisonnable.

Et vous, où en êtes-vous du défi n° 9  ? Partagez-nous vos astuces !

C.

Pour aller plus loin :

  • Calendrier de l’après défi n°9 – Trier nos boites mail
  • Mailstrom : édité par 410 Labs, société américaine